Закон информированности-порядоченности

Английский философ XIX в. Герберт Спенсер сказал: “Каждый может принять решение, располагая достаточной информацией…”. На сегодняшний день современное общество получило название “информационное”, что еще раз подтверждает значение информации в нашей жизни. Под управленческой информацией будем понимать всю совокупность сведений, исходя из которых устанавливается внутренний порядок организации и осуществляется ее функционирование во внешней среде. Понятие “упорядоченность” представляет собой синоним слова “организованность”. Упорядоченность определяют как характеристику структуры, обозначающую степень взаимной согласованности ее элементов. Упорядоченность организационных процессов прямо зависит от информации о поведении окружающей среды и внутреннем состоянии организации, которую можно непосредственно использовать в процессе проектирования и управления организацией.

В основу классификации положено пять наиболее общих признаков:

• место возникновения;
• стабильность;
• стадия обработки;
• способ отображения;
• функция управления.

Место возникновения. По этому признаку информацию можно подразделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

1. Входная информация – это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.
2. Выходная информация – это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).
3. Внутренняя информация возникает внутри объекта.
4. Внешняя информация возникает за пределами объекта.

Одна и та же информация может являться для одной фирмы входной, а для другой, ее вырабатывающей, – выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условнопостоянной).

1. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т. п.
2. Постоянная (условно-постоянная) информация – это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

• справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.;
•  нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;
• плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

1. Первичная информация – это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.
2. Вторичная информация – это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.
3. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.
4. Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

• Текстовая информация – это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).
• Графическая информация – это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т. д.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативносправочную, учетную и оперативную (текущую).

1. Плановая информация – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.
2. Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит редко.
3. Учетная информация – это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и проч. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.
4. Оперативная (текущая) информация – это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

С точки зрения управления важны следующие характеристики информации: объективность, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Основной из характеристик информации является ее объективность, которая характеризуется ее независимостью от чьего-либо мнения или сознания, а также от методов получения. Более объективна та информация, в которую методы получения и обработки вносят меньший элемент субъективности.

Достоверность – верность информации, не вызывающая сомнений. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Причинами недостоверности могут быть: преднамеренное искажение (дезинформация); непреднамеренное искажение субъективного свойства; искажение в результате воздействия помех; ошибки фиксации информации. В общем случае достоверность информации основывается на фактах, достигается: указанием времени свершения событий, сведения о которых передаются; сопоставлением данных, полученных из различных источников; своевременным вскрытием дезинформации; исключением искаженной информации и др.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов на принятие решений. Говорят, что информация имеет среднюю ценность, если снижение уровня затрат составляет от 10 до 50 % и высокую, если это снижение составляет более 50 %.

Насыщенность информации – это отношение полезной информации к общему объему информации.

Насыщенность имеет три уровня:

• высокий (более 80 %);
• нормативный (от 50 до 80 %);
•  низкий (менее 50 %).

Открытость информации – это возможность предоставления ее тем или иным группам людей. Существуют три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна) – доступна заранее оговоренному кругу лиц; отражается в грифах “секретно” и “совершенно секретно”;
•  конфиденциальная (для служебного пользования) – имеет меньшие ограничения на использование (обычно не распространяется за пределами организации);
• открытая – не имеет ограничений на использование.

Закон информированности-упорядоченности: степень упорядоченности процессов в любой организации ограничивается информацией о состоянии ее элементов и воздействиях окружающей среды. Закон предполагает создание в организации такой информационный среды, которая позволяет руководителям и подчиненным действовать исходя из принципа необходимого и достаточного. Дефицитные ресурсы могут быть задействованы в таком объеме, в каком это требуется применительно к данной ситуации. Информация, таким образом, становится гарантом эффективности и качества функционирования организации с точки зрения оптимального удовлетворения потребности и интересов организации в целом и каждого из ее сотрудников в отдельности.

Ценность информации в значительной степени определяется своевременностью ее поступления. Для того чтобы обеспечить своевременное поступление информации, необходимо организовать оперативное отслеживание (мониторинг) значительного числа параметров, характеризующих условия ее жизнедеятельности.

Мониторинг хозяйственной организации должен включать в себя следующие основные элементы:

• перечень наблюдаемых целевых критериев оценки деятельности организации;
• периодичность наблюдения установленных критериев;
• принципы количественных и качественных оценок внешней и внутренней информации;
• методы анализа возможных последствий выявленных в процессе наблюдения исходных экономических явлений и порождаемых ими цепочек экономических явлений;
• методы определения “контрольных точек” в цепочках экономических явлений и порядок наблюдения за этими точками;
• методы экономического анализа внутри организации, обобщения результатов наблюдения динамики значений критериев;
• принципы выработки антикризисных управленческих решений.

Носителями информации об изменениях во внешней и внутренней среде организации являются сильные и слабые сигналы. Сильные сигналы несут достаточно полную и достоверную информацию об этих изменениях, однако появляются, как правило, слишком поздно, чтобы организация имела возможность своевременно на них среагировать. Слабые сигналы появляются заблаговременно, но, характеризуются неточностью и неполнотой. Тем не менее анализ слабых сигналов позволяет организации своевременно подготовиться к возможным неблагоприятным изменениям. Диагностика по слабым сигналам хозяйственной организации может эффективно использоваться при принятии экстренных решений по управлению организацией. Необходимость диагностики по слабым сигналам возникает в ситуации, когда уровень нестабильности среды организации очень высок.

В условиях нестабильности сведения о возникающей угрозе возрастают постепенно: вначале появляются первые признаки изменений во внешней среде, затем определяется возможный источник этих изменений, и угроза конкретизируется (но не настолько, чтобы рассчитать, как данная угроза отразится на доходах организации).

В дальнейшем становится возможным определить меры противодействия возникающей угрозе, хотя информации еще не вполне достаточно для расчета и анализа последствий. Они могут быть рассчитаны и проанализированы лишь тогда, когда действия организации направлены на предотвращение воздействия угрозы.

В целом выделяют пять уровней осведомленности:

1. Можно быть уверенным только в том, что во внешней среде произошли какие-то изменения, но они еще четко не определены.
2. Источники изменений и их направленность становятся яснее.
3. Масштабы, область и характер изменений принимают конкретные очертания.
4. Намечаются пути решения проблемы, хотя последствия принятия того или иного решения еще неясны.
5. Результаты принимаемых решений по устранению опасности можно предсказать, и они становятся определенными.

Существуют два варианта ответа на внешние обстоятельства:

•  реакция на основе регулярно осуществляемого планирования;
•  реакция на чрезвычайную ситуацию, когда установленный порядок действия отменяется.

Выбор реакции зависит от быстроты развития конкретной опасной ситуации во внешней среде.  Пятый уровень соответствует достаточной степени осведомленности, чтобы рассчитать воздействие и результат предпринятых ответных мер (с определенной степенью вероятности расчетов). На рисунке добавлен шестой уровень, когда осуществляется воздействие и реагировать уже поздно.

Горизонтальная ось обозначает время, которое проходит с момента достижения первого уровня осведомленности об опасности. На графике представлены четыре случая, которые развиваются с разной скоростью. Случай А – наиболее медленный, случай D – наиболее быстрый. Достижение шестого уровня на каждой из кривых означает “время полного воздействия”.

Главная кривая А достигает пятого уровня своевременно, что позволяет принять обычные ответные меры. В данном случае не требуется специального вмешательства руководства, и проблема может быть решена путем обычного периодического планирования.

Что касается кривой В, то она достигает пятого уровня слишком поздно, и периодическим планированием фирме уже не обойтись. Однако реакция будет правильной, если принять чрезвычайные меры.

Кривая С достигает пятого уровня слишком поздно, чтобы успеть принять решительные меры противодействия. Как видно из графика, нормальные ответные меры следовало бы начать еще где-то между первым и вторым уровнями осведомленности, а чрезвычайные меры на уровне 3,5. В этом случае необходимо начать поиски слабых сигналов. Кривая D означает “неустранимую неожиданность”, так как даже чрезвычайные ответные меры следовало бы предпринять еще до того, как во внешней среде появятся первые признаки неминуемой опасности (первый уровень осведомленности).

Если анализ событий указывает на приближение значительных изменений, которые могут произойти быстрее, чем фирма успеет принять чрезвычайные ответные меры, руководству следует серьезно задуматься над составлением программы действий в кризисной ситуации.